Hallintoryhmä

Aiempi hallintoryhmä oli perustettu eri yksiköiden nimeämistä edustajista ja se aloitti toimintansa 15.9.2003.

Hallintoryhmän kokoonpano

Hallintoryhmän jäsenet on nimetty yliopistokeskuksessa toimivien yksiköiden esitysten pohjalta. Hallintoryhmän puheenjohtajana toimii yliopistokeskuksen johtaja ja sihteerinä koordinaattori.

Yliopistokeskuksen koordinaatioyksikkö

Tavoitteet ja tehtävät

Hallintoryhmän tavoitteena on edistää UCPorin sisäistä hallinnollista yhteistyötä ja tehtävänä käsitellä yliopistokeskuksen yhteisiä hallinnollisia asioita. Hallintoryhmällä on muun muassa seuraavia tehtäviä:

• koota Porin yliopistokeskuksen budjetti (rahoituslähteiden erittely ja kokonaismenot)
• koota tietoja rahoittajien tarpeita varten
• kartoittaa yliopistokeskuksen EU-rahoituksen kokonaismäärä
• vastata erilaisista tilannekohtaisista talouteen ja rahoitukseen liittyvistä toimeksiannoista ja tietojen kokoamisesta
  
• ohjata palvelukeskuksen toimintaa olemassa olevien sopimusten puitteissa
  

Toimintatapa

Hallintoryhmä kokoontuu erikseen sovitusti noin 3-4 kertaa vuodessa. Asioiden valmistelusta vastaa palvelukeskuksen toimialaan kuuluvien asioiden osalta palvelukeskuksen päällikkö ja rahoitusasioiden osalta yliopistokeskuksen koordinaattori.

Hallintoryhmä raportoi tarvittaessa yliopistokeskuksen johtoryhmälle.

Hallintoryhmän kokouksien asialistat toimitetaan ryhmän jäsenille 5 päivää ennen kokousta. Kokouksessa asioista keskustellaan ja päätetään jäsenten toimivallan puitteissa. Hallintoryhmä sopii kokouksessa päätettyjen asioiden toteutuksesta asiakohtaisesti.

Toimintojen julkisuus ja luottamuksellisuus

Hallintoryhmän sihteeri säilyttää kokousten muistiot sähköisesti. Muistio jaetaan hallintoryhmän jäsenille, yksiköiden johtajille ja emoyliopistojen yhteyshenkilöille. Hallintoryhmän jäsenet jakavat muistioissa olevan tiedon edelleen kussakin yksikössä päätetyllä tavalla. Ryhmä sopii tarvittaessa luottamuksellisista asioista.